Delbetalningar och avbetalningar: så bokför du rätt

Två metoder: faktureringsmetoden och kontantmetoden

Först behöver du veta vilken metod ditt företag använder.

• Faktureringsmetoden: du bokför fakturan när den skickas eller kommer in, och betalningen när den sker.
• Kontantmetoden (bokslutsmetoden): du bokför när du får betalt eller betalar. Den får bara användas om nettoomsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor per år. Vid bokslutet måste du ändå bokföra alla obetalda fakturor.

Metoden styr när en delbetalning syns i bokföringen. Fråga din byrå om du är osäker på vilken metod du har.

Fall 1: Kunden betalar en faktura i delar

Du har skickat en faktura på 10 000 kronor. Kunden betalar 4 000 kronor nu och 6 000 kronor nästa månad.

Med faktureringsmetoden

• När fakturan skickas: kundfordran (1510) debet 10 000. Försäljning och utgående moms kredit.
• Första delbetalningen: företagskonto (1930) debet 4 000, kundfordran (1510) kredit 4 000.
• Andra delbetalningen: samma sak med 6 000 kronor.

Kundfordran visar hela tiden hur mycket kunden är skyldig.

Med kontantmetoden

Du bokför försäljningen när pengarna kommer in. Varje delbetalning delas upp i försäljning och utgående moms i samma proportion som på fakturan. Kom ihåg att obetald del ska bokas upp vid bokslutet.

Tips: Skriv en avbetalningsplan till kunden och spara den med fakturan. Det blir lätt att följa upp.

Fall 2: Kunden betalar förskott eller a conto

Inom bygg och hantverk är det vanligt att kunden betalar en del innan arbetet är klart. Det kallas förskott eller a conto.

Skatteverket säger att du ska redovisa den utgående momsen när du får betalt för ett förskott eller a conto. Det gäller oavsett om arbetet är klart.

Exempel (BAS-konton): kunden betalar 12 500 kronor i förskott, varav 2 500 kronor moms.

• 1930 Företagskonto – debet 12 500
• 2420 Förskott från kunder – kredit 10 000
• 2611 Utgående moms 25 % – kredit 2 500

När arbetet är klart och slutfakturan skickas, räknas förskottet av. Bara det som återstår ska betalas.

Byggföretag: vid omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn är det köparen som redovisar momsen. Då ska ingen moms tas ut på förskottet. Kontrollera reglerna för just ditt uppdrag.

Fall 3: Du betalar en leverantör i delar

Om du betalar en leverantörsfaktura i flera delar fungerar det som fall 1, fast tvärtom.

• När fakturan kommer: kostnad och ingående moms debet, leverantörsskuld (2440) kredit.
• Varje delbetalning: leverantörsskuld (2440) debet, företagskonto (1930) kredit.

Har du betalat ett förskott till en leverantör får du dra av den ingående momsen när du betalar, enligt Skatteverket.

Fall 4: Du köper en maskin eller kassa på avbetalning

Avbetalning betyder att ett finansbolag eller säljaren ger dig kredit. Du äger saken direkt men betalar under flera månader.

I bokföringen gäller i regel:

• Tillgången bokförs till hela inköpspriset utan moms, till exempel 1220 Inventarier.
• Skulden till finansbolaget bokförs som ett lån, till exempel 2350 eller 2840 beroende på löptid.
• Ränta och avgifter är kostnader varje månad, till exempel 8410 Räntekostnader.
• Avbetalningen minskar skulden – den är inte en kostnad.

Tillgången skrivs sedan av över flera år enligt avskrivningsreglerna.

Momsen på inköpet dras normalt av när du får fakturan (faktureringsmetoden). Det beror på hur avtalet är skrivet. Kontrollera med byrån innan du bokför, särskilt om fakturan kommer från finansbolaget och inte från säljaren.

Inte samma sak som leasing. Vid leasing äger finansbolaget saken. Då är leasingavgiften en kostnad varje månad. Läs avtalet noga – det står där om det är köp eller hyra.

Vanliga fel

• Hela avbetalningen bokförs som kostnad. Då blir resultatet fel. Bara ränta och avgifter är kostnad.
• Moms bokförs två gånger – både på förskottet och på hela slutfakturan.
• Delbetalningen kopplas inte till rätt faktura. Då ser det ut som om kunden fortfarande är skyldig allt.
• Ingen plan sparas. Utan avbetalningsplan är det svårt att påminna kunden.

Vanliga frågor